EMA®
Warum braucht man überhaupt E-Mail Archivierung???
E-Mail-Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben! Geregelt wird die Aufbewahrungspflicht über die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie über § 147 Abgabenordung (AO) und HGB. Rechtliche Vorgaben und Richtlinien regeln den Umgangmit geschäftlichen E-Mails (GDPdU, Sarbanes-Oxley,Basel II).
E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten müssen demnach sechs, solche die sich auf die Bilanz auswirken, zehn Jahre aufbewahrt werden ? und zwar in unveränderter Form und in einer Weise, dass man sie in kürzester Zeit verfügbar hat.
Die Geschäftsführung ist für die ordnungsmäßige Archivierung des E-Mail-Schriftverkehrs im Rahmen der IT-Sicherheit verantwortlich und haftbar. Für das regelkonforme Archivieren von E-Mails reichen herkömmliche Backup- und Archivierungsverfahren oft nicht aus.
Das regelkonforme Archivieren von E-Mails stellt besondere Anforderungen, die mit konventionellen Archivierungsverfahren (Backup auf Fileserver, Datencenter, DVD, etc.) nicht erfüllt werden. EMA® kopiert jede ein- und ausgehende E-Mail automatisch in das Archivsystem. In der Folge müssen E-Mails nicht mehr langfristig auf dem Mailserver gespeichert werden und überlaufende Postfächer gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Durch die Auslagerung der E-Mails in das Archivsystem, lässt sich die Performance des Mailservers oftmals auch noch deutlich erhöhen. Ein intelligentes Ablageverfahren im Archivsystem verhindert darüber hinaus, dass redundante Daten mehrfach im Archiv gespeichert werden, was zusätzlich Speicherplatz einspart. Im Vergleich zu einer reinen Backup-Lösung bleibt jede E-Mail produktiv erhalten und ist damit jederzeit für den Benutzer im Original verfügbar und recherchierbar. Dies ist insbesondere im Falle einer Betriebs- oder Wirtschaftsprüfung sehr wichtig.
- EMA® - S40 und S400
Die gesetzliche Pflicht ist wohl der wichtigste Grund für das Archivieren von E-Mails. Es gibt aber noch viele weitere Gründe, wie z. B.
- Reduzieren der Betriebskosten des E-Mail-Servers.
- Kosten- und Zeiteinsparung bei der Administration.
- Schutz vor E-Mail-Verlust.
